초점 경영을 익히세요, 보령제약, 2005년 6월

일의 양은 많고 종류는 잡다하고 완료시간은 정해져 있어 늘 시간에 쫓기며 사는 것이 직장인들이다. 전문성을 가지기도 어렵고, 자기 계발을 위한 시간을 내기도 어렵다. 아직 요령을 터득하지 못한 새내기 사원인 경우에는 더욱 그렇다. 일의 어두운 숲 속에서 길을 잃고 경중을 가리지 못하고 시키는 일을 그럭저럭 때우다 보면 하루가 지나고 몸은 피로하게 마련이다. 그러나 정말 참을 수 없는 것은 그 피곤에 보답하는 성취감을 느끼기 어렵다는 점이다. 마치 하루는 시간을 팔아 번 초라한 품삯을 남기고 사라져 버린 듯하다.

일을 하는 데는 반드시 눌러주어야 하는 통제의 급소가 있다. 그곳을 장악하면 비로소 일이 길이 잘 든 말처럼 나를 태우고 가게 되며, 훌륭한 승마를 하 듯 일의 리듬을 타고 즐길 수 있다. 일을 잘 처리하고, 그 일을 통해 배우고, 그 분야에서 전문성을 확보해 갈 수 있는 방법을 찾아보자.

첫 번 째 해야 할 단계는 지금 하고 있는 일들을 중요도와 화급성의 기준으로 나누어 분류하는 것이다. 우선 종이 한 장을 꺼내 지난 한달 동안 회사에서 내가 해온 일들을 모두 적어보자. 생각나는 대로 무작위로 적어 둔다. 그 다음에는 종이 한 장을 더 꺼내 가로줄 하나와 세로줄 하나를 내리 그어라. 그러면 종이가 4분면으로 나누어 질 것이다. 1 분면은 중요한 일이면서 화급한 일들의 자리다. 2분면은 중요도는 떨어지지만 꼭 시간을 맞추어 처리해야하는 일들이 들어가야 할 자리다. 제 3 분면은 중요하지만 급하지 않은 일들을 위한 공간이다. 그리고 제 4분면에 속하는 일들은 중요하지도 급하지도 않은 일들의 자리다. 별도로 적어 두었던 한 달 간의 일들을 4가지 분면으로 나누어 적어두자. 그러면 회사에서 하고 있는 일들이 분류되어 4종류의 바구니에 담겨지게 될 것이다,

두 번째 단계는 각 분면에 속한 일들에 대한 시간 배정과 몰입의 방식을 정해 두는 것이다. 제 1 분면에 속하는 중요하고 화급한 일들은 언제고 가장 우선적으로 실행한다. 가장 몰입도가 좋은 시간에, 가능하면 출근하자마자, 집중적으로 꼼꼼하게 처리하는 것이 좋다. 일 처리에 대한 완성도 수준은 ‘누가 보아도 깔끔한’ 최고의 수준으로 처리하도록 애써야 한다. 그리고 일이 처리되면 시간을 내어 그 일의 전개 과정의 하이라이트를 기록해 두는 것이 좋다. 예를 들면 처리하는 과정에서 가장 어려웠던 점들, 가장 잘 처리 되었던 부분, 반드시 고려해야할 사항들, 일처리 결과에 대한 피이드백등을 적어두면, 이 일들을 누구보다도 잘 처리할 수 있는 중요한 배움의 바탕이 된다. 제 1 분면에 속한 중요하고 급한 일들은 대체로 부가 가치가 가장 큰 일들이다. 이 일들만 잘 해내도 훌륭한 평가를 받는 직원이 될 수 있다. 이 일들은 이 분야에 대한 전문성을 쌓아 갈 수 있는 가장 중요한 학습 현장임을 잊어서는 안된다.

제 2 분면에 속한 일, 즉 중요하지는 않지만 빨리 처리하는 것이 생명인 일들은 제 1 분면에 속한 일들을 처리하고 나서 시간을 잡아 빨리 처리해 버리는 것이 좋다. 일에 대한 완성도도 ‘적당한’ 수준에 머물러도 좋다. 여기에 너무 많은 시간을 빼앗기지 않도록 주의해야한다. 제 4 분면에 속하는 중요하지도 화급하지도 않은 일들은 평소 잊고 있으면 된다. 그저 혹시 독촉을 받으면 그때 느릿느릿 해도 좋다.
제 3 분면에 속한 ‘중요하지만 시간에 쫒기지 않는 일들’ 에 대해서 사람들은 가장 많은 실수를 범한다. 3 분면에 속한 일로 가장 대표적인 일이 바로 자기계발이다. 필요를 인식하지만 늘 내일의 숙제로 남아 있는 일들이다. 그러나 제 3 분면에 있는 일들을 놓치면 시간이 지난 다음에 가장 후회하게 된다. 제 3 분면에 속한 일을 잘하는 사람들은 자신을 훌륭한 전문가로 키워 낼 수 있다. 자신이 가진 내면적 자산을 발견하고 계발함으로써 지금 보다 미래에 훨씬 더 많은 성취를 이룰 수 있는 사람들은 모두 3 분면에 속한 일들을 잘해내는 사람들이다.

제 3 분면에 속한 일들을 잘하려면 특별히 정해져 있는 시간대를 확보해 두고 매일 실천하는 것이 가장 좋다. 여기에 투자되는 시간은 개인의 연구개발비( R &D) 라고 생각하라. 만약 하루에 한 시간 정도 매일 시간을 낼 수 있다면 자기계발에 투자되는 R &D로서의 시간은 약 4 % (1/24) 정도 된다. 어디서 시간을 매일 빼낼 것인가는 개인의 라이프 사이클에 따르는 것이 좋다. 아침에 일찍 일어나는 것에 별 저항이 없는 사람들은 새벽을 활용하는 것이 가장 좋다. 그러나 밤에 늦게 까지 깨어 있는 것에 익숙한 사람들은 잠자기 전 1 시간 정도를 쓰면 좋다. 회사가 요구하는 일과 직접 연결 된 업무라면 업무 시간대 중에서 매일 정해져 있는 시간에 이 일을 해내는 것이 좋다. 그래야 매일 조금씩 해 낼 수 있다. 이 일의 키포인트는 매일, 하루도 걸리지 않고 조금씩 해내는 ‘궁둥이살’ 에 있다. 공부의 성취는 머리가 만들어 내는 것이 아니다. 그것은 누가 끈질기게 오래 앉아 연구할 수 있는 지를 결정하는 궁둥이살로 결정된다.

일의 경중을 가리고, 그 화급함의 정도에 따라 일을 처리하는 정신적 태도와 방식을 달리하면 절대로 일 못하는 직원이 될 수 없다. 특히 새내기 직원의 경우는 이렇게 일을 다루는 법을 먼저 잘 익혀 몸에 배도록 하는 것이 일을 가장 잘 배우는 요결이라 할 수 있다.